Zgłoszenie naruszenia zewnętrznego
Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Prezydent Miasta Bydgoszczy wdrożył procedurę dokonywania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych, która opisana została w Zarządzeniu nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23.12.2024 r.
Zarządzenie dostępne jest pod adresem: https://prawomiejscowe.pl/UrzadMiastaBydgoszczy/document/1132281/Zarzadzenie-730_2024
| Urząd Miasta Bydgoszczy adres: ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz e-mail: sygnalista_zewnetrzny@um.bydgoszcz.pl BIP: https://bip.um.bydgoszcz.pl/ |
| Karta Informacyjna |
| Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa |
| I. Podstawa Prawna Zarządzenie Nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych |
| II. Opis ogólny Kogo dotyczy, kto może zgłaszać nieprawidłowości (zakres podmiotowy): Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym: 1) pracownik; 2) pracownik tymczasowy; 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 4) przedsiębiorca; 5) prokurent; 6) akcjonariusz lub wspólnik; 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 9) stażysta; 10) praktykant; 11) wolontariusz; 12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i służby Więziennej i ich rodzin; 13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny. |
| III. Wymagane dokumenty Zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23.12.2024 r. |
| IV. Opłaty Brak |
| V. Termin załatwienia sprawy Informacja zwrotna przekazywana jest sygnaliście w terminie do trzech miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym sześciu miesięcy, informacja zwrotna zawiera także informację o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego, wszczętego na skutego zgłoszenia zewnętrznego |
| VI. Miejsce załatwienia sprawy Urząd Miasta Bydgoszczy, ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz, II piętro, pokój 255 |
| VII. Godziny pracy Od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00 - 13:00 |
| VIII. Jednostka odpowiedzialna Stanowisko do spraw obsługi zgłoszeń sygnalistów |
| IX. Informacje dodatkowe 1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenia zewnętrzne pisemne mogą być zgłaszane poprzez dedykowane kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie Miasta Bydgoszczy: 1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista_zewnetrzny@um.bydgoszcz.pl; 2) w formie listownej na adres: Urząd Miasta Bydgoszczy, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz, z dopiskiem na kopercie „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości - sygnalista, stanowisko do spraw obsługi zgłoszeń sygnalistów - do rąk własnych”; 2. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności: - dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu, - czas i miejsce zdarzenia, - uczestników zdarzenia (osób, które dopuściły się naruszenia, świadków, osób pokrzywdzonych), - dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, - opis szczegółów zdarzenia (np. opis przebiegu zdarzenia, roli jego uczestników, skutków zdarzenia), - opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy, - opis strat, szkód i konsekwencji, - wskazanie preferowanej formy kontaktu. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków. Wzór zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 1 do procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych ustalonej Zarządzeniem nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23.12.2024 r. 3. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia. 4. Tryb postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi, w tym sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji, został szczegółowo opisany w Zarządzeniu nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23.12.2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, w rozdziale pt. „Tryb postępowania ze zgłoszeniami” (§ 7 - § 12). W przypadku pozytywnej decyzji Prezydenta Miasta Bydgoszczy w zakresie przedstawionej rekomendacji, czy zgłoszenie posiada uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa, Stanowisko do spraw obsługi zgłoszeń sygnalistów podejmuje działania następcze. W razie konieczności istnieje możliwość wyznaczenia przez Prezydenta Miasta Bydgoszczy również innych osób posiadających wiedzę i kompetencje wymagane do rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty. Działania następcze mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. W ramach działań następczych podejmowane jest w szczególności postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego oraz wyjaśnienie wszelkich wątpliwości, dotyczących okoliczności przedstawionych w zgłoszeniu naruszenia prawa. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, Stanowisko do spraw obsługi zgłoszeń sygnalistów sporządza sprawozdanie, które przekazuje Prezydentowi Miasta Bydgoszczy, za pośrednictwem Sekretarza Miasta Bydgoszczy. W razie konieczności, Prezydent Miasta Bydgoszczy upoważnia pracowników Urzędu Miasta Bydgoszczy do przeprowadzenia kontroli. Po otrzymaniu wyników przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego i/lub kontroli Prezydent Miasta Bydgoszczy może w szczególności: 1) zawiadomić o zdarzeniu odpowiednie organy ścigania, 2) zastosować wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, środki prawne przewidziane w przepisach prawa, 3) zobowiązać kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Bydgoszczy i/lub jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Miasto Bydgoszcz, do podjęcia działań, mających na celu zapobieżenie podobnym zdarzeniom w przyszłości. 5. Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych, uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Prezydent Miasta Bydgoszczy nadaje w formie pisemnej imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach zewnętrznej procedury oraz odbiera od nich oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. 6. Dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego, zgodnie z zasadami określonymi w § 18 Zarządzenia nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23.12.2024 r. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, przekazywane są szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 13 i 14 RODO z uwzględnieniem art. 8 ust 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Wzór klauzul informacyjnych stanowią załączniki nr 4A i 4B do zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych ustanowionej w/w Zarządzeniem. 7. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń. Warunkiem objęcia ochroną jest pozytywna decyzja Prezydenta Miasta Bydgoszczy w zakresie przedstawionej rekomendacji, czy zgłoszenie posiada uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 8. Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych, zgodnie z art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów. Sygnaliście, w zakresie zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy, Prezydent Miasta Bydgoszczy, zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania, zgodnie z zasadami określonymi w § 15 Zarządzenia nr 730/2024 Prezydenta Miasta Bydgoszczy z dnia 23.12.2024 r. 9. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowi podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. 10. Osobie rozważającej dokonanie zgłoszenia zewnętrznego przysługuję dostępność poufnej porady, której udziela pracownik do spraw obsługi zgłoszeń sygnalistów - Urząd Miasta Bydgoszczy, ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz, pokój 255, II piętro, telefon 52 58 58 034. 11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 7 700-090 Warszawa Infolinia RPO: 800 676 676 e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl Prezydent Miasta Bydgoszczy zachęca do skorzystania w pierwszej kolejności z wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy obowiązującej na podstawie zarządzenia nr 533/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 września 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy. |